Miten antaa positiivista palautetta luontevasti?

Positiivista palautetta on varmaan kaikkien mielestä kiva saada. Olen järjestelmällisesti yrittänyt kehittää itseäni sen antamisessa. Ja tietenkin siten, että positiivinen palaute kuulostaisi luontevalta eikä kornilta tai lipevältä. Korni tai lipevä palaute tuskin inspiroi ketään, mutta joskus hyvässäkin tarkoituksessa sanotut sanat voivat kuulostaa typeriltä tai teennäisiltä. Silloin ne eivät vakuuta hyvästä tarkoituksesta huolimatta. Luulen, että tästä on kokemusta yhdellä sun toisella. Mutta mielestäni, jos tarkoitus on hyvä, niin ei kannata masentua, vaikka aina kehuvan palautteen antaminen ei menisikään ihan putkeen. Seuraavalla kerralla menee varmasti paremmin!

Kuinka sitten antaa positiivista palautetta luontevasti? Uskon, että paras tapa kehittyä mestariksi on harjoitus. Harjoituksen voi aloittaa pienistä asioista, ei tarvitse odottaa vuoden urotekoa kehuakseen toista. Aktiivisesti yritän koulia itseäni tunnistamaan tilanteita, jotka ovat otollisia positiivisen palautteen antamiseksi.  Sopivassa tilanteessa luontevasti julki lausuttu kehu ei kuulosta kornilta tai lipevältä vaan erinomaisen oikealta kommentilta.

Olen huomannut, että jälkeenpäin minua harmittaa lähes poikkeuksetta, jos olen jättänyt jonkun sopivan tilaisuuden positiivisen palautteen antamiseen käyttämättä. Hukkaan heitetty mahdollisuus on menetetty mahdollisuus!

Positiivisen palautteen juju on aitous. Ihminen tuntuu olonsa petetyksi, jos hänelle kehutaan jotain ja sitten myöhemmin käykin ilmi, että ei kehuja oikeasti ollutkaan sitä mieltä. Aitous on sikäli helppo laji, että kun tuo julki vain todellisia mielipiteitään, niin ei jää myöhemmin kiinni valehtelusta. Tietenkään ihan kaikkia mielipiteitään ei tarvitse tai kannata tuoda julki, etenkään työyhteisössä, mutta uskon, että vilpittömästä annetusta positiivisesta palautteesta tai tunnustuksesta on tuskin haittaa kenellekään.

Lisäksi kannattaa ottaa keinovalikoimaansa ns. positiivinen juoruilu. Se toimii niin, että kun tulee puhe jostain henkilöstä, joka ei ole paikalla, niin keskustelun lomaan voi livauttaa kehuvan kommentin poissaolijasta. Jos (ja usein kun) tämä henkilö kuulee siitä myöhemmin, niin hän ilahtuu lähes poikkeuksetta. Hänestä ei puhuttukaan selän takana pahaa vaan hyvää! Positiiviessa juoruilussa on sekin hyvä puoli, että vaikka se ei koskaan kantautuisikaan kehun kohteen korviin, niin positiivinen puhe ei-paikalla-olijoista vaikuttaa yhteisön ilmapiiriin myönteisesti.

peoples-woman-hand-hand

Photo credit: Foter.com

Miten antaa negatiivista palautetta fiksusti?

Henkilöstökyselyissä tuntuu kerta toisensa jälkeen nousevan esille palautteen puute. Kuvittelen, että kyse on nimenomaan positiivisen palautteen puutteesta. Vai olisivatko työntekijät niin reippaita, että osaisivat kaivata enemmän myös negatiivista, anteeksi korjaan, korjaavaa palautetta.

Positiivista palautetta on paljon hauskempi antaa kuin tuota korjaavaa palautetta. Esimiehen tehtäviin kuuluu oleellisesti myös korjaavan palautteen antaminen. Sen antotapaan kannattaa kiinnittää huomiota ja huomioida etenkin palautteen vastaanottaja. Miten saisi juuri tälle henkilölle viestittyä, että ei mennyt ihan putkeen. Olen huomannut, että monta kertaa sitä ei tarvitse edes viestiä, eli huomaan, että työntekijä on itsekin huomannut, että joku asia ei mennyt ihan parhaalla mahdollisella tavalla. Mutta näin ei ole aina ja silloin mielestäni on esimiehen tehtävä kertoa asiasta.

Kertomiseen liittyy kuitenkin monta mutkaa. Ensiksikin kaikki ihmiset eivät kommunikoi samalla tavalla ja tästä seuraa yleensä myös, etteivät he ymmärrä viestiä samalla tavoin. Kun olin yläasteella, meillä oli sellainen äidinkielenopettaja, joka höyrysi, että viestillä on aina kolme sisältöä: mitä sanoja kuvittelee sanovansa, mitä kuulija ymmärtää ja vielä mitä oikeasti sanottiin. Tämän olen yrittänyt pitää mielessä. Siis yksinkertaisesti sen, että eri ihmiset ymmärtävät samoja asioita erilailla.

Toinen ongelma korjaavan palautteen antamisessa on, että se pitäisi onnistua antamaan niin, ettei palautteen vastaanottaja siirry puolustustilaan ja rupea puolustamaan omaa tekemistään. Kun itselleen hokee jotain tarpeeksi kauan, niin siihen alkaa helposti uskoa. Niin hyvässä kuin pahassakin. Itse olen yrittänyt jallittaa tätä probleemia käyttämällä ilmaisuja, ”minusta tuntui”, ” minusta näytti” tai ”minusta vaikutti” siltä että… Tässä on vähän se idea, että kun ei puhu ehdottomasti, niin se pehmentää vastaanottajalle negatiivista viestiä. Toivottavasti niin paljon, että hän ei siirry defenssille.

Kolmanneksi eri osapuolilla voi olla eri käsitys siitä, mikä olisi ollut hyvä ja mikä huono tapa toimia. Tämä tilanne vaatii ehkä eniten herkkyyttä kuunnella aidosti vastapuolen kanta. Asioilla on puolensa ja puolensa ja useimmat meistä ymmärtävät sen, mutta saattaa olla kyse myös muusta. Siitä ettei itsellä ole tiedossa kaikkia asiaan vaikuttaneita seikkoja tai että vastapuolella on joku meille tuntematon syy käytökseensä. Silloin yhteisymmärryksen löytyminen vaatii usein asettumista vastapuolen asemaan. Ja vaikka yhteisymmärrykseen ei päädyttäisikään, niin taustojen tunteminen auttaa ymmärtämään miksi on toimittu niin kuin on toimittu. Vaikka edelleen olisi sitä mieltä, että korjaavaan palautteeseen on aihetta. Vastapuolen syiden ja motiivien jälkeen haaste on saada vastapuoli ymmärtämään korjaavan palautteen pointti.

Itse yritän noudattaa sellaista pääperiaatetta, että jos ajattelen, että jokin asia toisen henkilön käytöksessä tai toiminnassa voi aiheutua esteeksi hänen urakehitykselleen, niin pyrin siitä sanomaan. Totean aluksi, että en sano siitä siksi, että asiasta huomauttaminen olisi minusta jotenkin hauskaa. Kerron, että sanon asiasta siksi, että näen, se voi aiheuttaa henkilölle ongelmia tulevaisuudessa. Siis koetan viestiä, että palautteen vastaanottoja on kehityskelpoinen ja uskon hänen jatkossa yltävän parempiin tai jopa huippusuorituksiin.

Niin ikävää kuin asioista huomauttaminen voi olla, niin se on kuitenkin välillä tarpeen. Perusajatus on se, että jos asiasta ei sanota, niin työntekijällä on oikeus ajatella, ettei hänen suoriutumisessa tai toimintatavoissa ole huomauttamista. Työntekijöillä on oikeus myös korjaavaan ja ohjaavaan palautteeseen ja jos he hyödyntävät sitä, niin sitä kautta mahdollisuus kehittyä entistä paremmiksi työssään.

Välillä olen onnistunut palautteen antamisessa paremmin ja välillä huonommin. Minkälaisia kokemuksia sinulla on palautteen antamisesta tai saamisesta?

friends-sitting-at-table-writing-in-notebook-with-digital-tablet-mobile-phone-and-coffee-cup

Photo credit: Foter.com