Miten antaa negatiivista palautetta fiksusti?

Henkilöstökyselyissä tuntuu kerta toisensa jälkeen nousevan esille palautteen puute. Kuvittelen, että kyse on nimenomaan positiivisen palautteen puutteesta. Vai olisivatko työntekijät niin reippaita, että osaisivat kaivata enemmän myös negatiivista, anteeksi korjaan, korjaavaa palautetta.

Positiivista palautetta on paljon hauskempi antaa kuin tuota korjaavaa palautetta. Esimiehen tehtäviin kuuluu oleellisesti myös korjaavan palautteen antaminen. Sen antotapaan kannattaa kiinnittää huomiota ja huomioida etenkin palautteen vastaanottaja. Miten saisi juuri tälle henkilölle viestittyä, että ei mennyt ihan putkeen. Olen huomannut, että monta kertaa sitä ei tarvitse edes viestiä, eli huomaan, että työntekijä on itsekin huomannut, että joku asia ei mennyt ihan parhaalla mahdollisella tavalla. Mutta näin ei ole aina ja silloin mielestäni on esimiehen tehtävä kertoa asiasta.

Kertomiseen liittyy kuitenkin monta mutkaa. Ensiksikin kaikki ihmiset eivät kommunikoi samalla tavalla ja tästä seuraa yleensä myös, etteivät he ymmärrä viestiä samalla tavoin. Kun olin yläasteella, meillä oli sellainen äidinkielenopettaja, joka höyrysi, että viestillä on aina kolme sisältöä: mitä sanoja kuvittelee sanovansa, mitä kuulija ymmärtää ja vielä mitä oikeasti sanottiin. Tämän olen yrittänyt pitää mielessä. Siis yksinkertaisesti sen, että eri ihmiset ymmärtävät samoja asioita erilailla.

Toinen ongelma korjaavan palautteen antamisessa on, että se pitäisi onnistua antamaan niin, ettei palautteen vastaanottaja siirry puolustustilaan ja rupea puolustamaan omaa tekemistään. Kun itselleen hokee jotain tarpeeksi kauan, niin siihen alkaa helposti uskoa. Niin hyvässä kuin pahassakin. Itse olen yrittänyt jallittaa tätä probleemia käyttämällä ilmaisuja, ”minusta tuntui”, ” minusta näytti” tai ”minusta vaikutti” siltä että… Tässä on vähän se idea, että kun ei puhu ehdottomasti, niin se pehmentää vastaanottajalle negatiivista viestiä. Toivottavasti niin paljon, että hän ei siirry defenssille.

Kolmanneksi eri osapuolilla voi olla eri käsitys siitä, mikä olisi ollut hyvä ja mikä huono tapa toimia. Tämä tilanne vaatii ehkä eniten herkkyyttä kuunnella aidosti vastapuolen kanta. Asioilla on puolensa ja puolensa ja useimmat meistä ymmärtävät sen, mutta saattaa olla kyse myös muusta. Siitä ettei itsellä ole tiedossa kaikkia asiaan vaikuttaneita seikkoja tai että vastapuolella on joku meille tuntematon syy käytökseensä. Silloin yhteisymmärryksen löytyminen vaatii usein asettumista vastapuolen asemaan. Ja vaikka yhteisymmärrykseen ei päädyttäisikään, niin taustojen tunteminen auttaa ymmärtämään miksi on toimittu niin kuin on toimittu. Vaikka edelleen olisi sitä mieltä, että korjaavaan palautteeseen on aihetta. Vastapuolen syiden ja motiivien jälkeen haaste on saada vastapuoli ymmärtämään korjaavan palautteen pointti.

Itse yritän noudattaa sellaista pääperiaatetta, että jos ajattelen, että jokin asia toisen henkilön käytöksessä tai toiminnassa voi aiheutua esteeksi hänen urakehitykselleen, niin pyrin siitä sanomaan. Totean aluksi, että en sano siitä siksi, että asiasta huomauttaminen olisi minusta jotenkin hauskaa. Kerron, että sanon asiasta siksi, että näen, se voi aiheuttaa henkilölle ongelmia tulevaisuudessa. Siis koetan viestiä, että palautteen vastaanottoja on kehityskelpoinen ja uskon hänen jatkossa yltävän parempiin tai jopa huippusuorituksiin.

Niin ikävää kuin asioista huomauttaminen voi olla, niin se on kuitenkin välillä tarpeen. Perusajatus on se, että jos asiasta ei sanota, niin työntekijällä on oikeus ajatella, ettei hänen suoriutumisessa tai toimintatavoissa ole huomauttamista. Työntekijöillä on oikeus myös korjaavaan ja ohjaavaan palautteeseen ja jos he hyödyntävät sitä, niin sitä kautta mahdollisuus kehittyä entistä paremmiksi työssään.

Välillä olen onnistunut palautteen antamisessa paremmin ja välillä huonommin. Minkälaisia kokemuksia sinulla on palautteen antamisesta tai saamisesta?

friends-sitting-at-table-writing-in-notebook-with-digital-tablet-mobile-phone-and-coffee-cup

Photo credit: Foter.com

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s